WBP COMPANY
DESCRIPCIÓN DE PUESTOS DE TRABAJO
Denominación: Asistente Administrativo
Departamento: Administración
En dependencia de: Dirección General
FUNCIONES PRINCIPALES A DESARROLLAR
- Transcribir los diferentes documentos relacionados con la empresa.
- Mantener en orden el archivo de la oficina.
- Facturación de pedidos.
- Cobranza con clientes.
- Recibir, radicar y despachar oportunamente la correspondencia y demás documentos relacionados con la oficina y controlar el recibo correcto por parte del destinatario.
- Gestión de ordenes de compras de materia prima para producción y suministro de papelería para oficina.
- Atender las llamadas telefónicas y al público que se presentan a la oficina.
- Redactar la correspondencia que le indique el patrón.
- Controlar la existencia de útiles y papelería para la oficina.
- Apoyar con la agenda personal de su jefe así mismo coordinar sus actividades dentro y fuera de la empresa.
- Realizar cotizaciones, facturación y cancelaciones de pedidos
- Entregar pedidos a clientes o fleteras para que lleguen al cliente
- Planeación de viajes ( compra de boletos de avión, hoteles, renta de carros etc)
- Proyectar y preparar los convenios de carácter institucional.
- Tramitar todas las cuentas pertinentes a la empresa.
- Apoyar la implementación del sistema de Control Interno dentro de la empresa, fomentando la cultura del autocontrol y participando en los programas y eventos que coordine la unidad de control in terno.
- Dar respuesta oportuna y veraz a los informes solicitados por el patrón, o su delegado o cualquier otro puesto jerárquico superior.
- Tener disponibilidad permanente para el cumplimiento de sus funciones en caso de emergencia.
- Poner en conocimiento de su superior inmediato las irregularidades o anomalías relacionadas con los asuntos, elementos o documentos que se encuentran bajo su responsabilidad.
- Apoyo a dirección general con la compra de vuelos, reservaciones de hotel y restaurantes.
- Recibir, modificar inicial y periódicamente la clave de acceso, la cual es personal e intransferible. Responder por todas y cada una de las transacciones realizadas a través de ella.
- Mantener el respeto y la cordialidad en todas las relaciones interpersonales que le signifiquen sus funciones tanto en las instalaciones de la empresa como en la vía pública.
- Atención personalizada a dirección general (recolección de documentos, atención durante la hora de la comida, apoyo con asuntos personales, asistencia durante la jornada laboral.
- Responder por todas y cada una de las actividades desarrolladas, asumiendo las consecuencias que se derivan en el ejercicio de sus funciones.
- Apoyar a los jefes de área en los análisis, estudios y reportes requeridos, igualmente servir de enlace al jefe inmediato en todas las actividades que comprometan a la empresa.
- Organizar el archivo de documentos, fuentes de ingresos y gastos.
- Registrar diariamente la información de documentos de gastos e ingresos.
- Revisar la afectación presupuestaria consignada en los comprobantes de pago.
- Controlar permanentemente la enumeración secuencial de documentos fuente.
- Corregir e informar oportunamente deficiencias detectadas.
- Ingresar data presupuestaria de ingresos y gastos en la computadora.
- Llenar los formatos de ejecución de ingresos y gastos presupuestarios.
- Mantener contacto directo con el jefe de área de administración con la finalidad de apoyarlo en las labores administrativas.
- Cumplir con las funciones contenidas en la Constitución, la Ley, los Decretos, Ordenanzas, Acuerdos, Manual de Funciones, Reglamentos Internos de la empresa.
- Realizar las gestiones necesarias para asegurar la ejecución de los planes, programas y proyectos en los que interviene en razón del cargo.
- Cumplir de manera efectiva la misión y los objetivos de la empresa y la ejecución de los procesos en que interviene en razón del cargo.
- Proponer, preparar e implementar los procedimientos e instrumentos requeridos para mejorar la prestación de los servicios a cargo de la empresa.
- Responder por la aplicación de los métodos y procedimientos del sistema de control interno y velar por la calidad, eficiencia y eficacia del mismo.
- Cumplir con las disposiciones existentes en materia disciplinaria, sobre Derechos, Deberes, Prohibiciones, Inhabilidades, Incompatibilidades y Conflicto de Intereses.
- Desempeñar las demás funciones inherentes al cargo y que le sean asignadas por su jefe inmediato.
- Colaborar en las actividades de limpieza en la empresa. (barrer, sacudir, trapear sus áreas de trabajo, sacar la basura)
REQUISITOS
Titulación académica: Carrera Técnica o Licenciatura en áreas Administrativas
Experiencia: 1 año trabajando en el área de Administración.
Disponibilidad de horario: Tiempo completo
Sexo: Indefinido
Edad: 25 a 45 Años
Estado Civil: Indefinido
Excelente Presentación: Aseado y bien vestido.
Requisitos Físicos: Atención auditiva y visual.
Requisitos psicológicos: Capacidad numérica y de lenguaje.
HABILIDADES
HABILIDADES
ACTITUDES
CONOCIMIENTOS
*Facilidad de palabra *Paciente *Responsabilidad *Buena comunicación *Liderazgo *Persuasivo
*Trabajo en equipo
*Toma de decisiones *Actitud emprendedora *Iniciativa propia *Ser objetivo *Responsable *Disciplinario
*Capacidad autocritica
*Motivación
*Auto organización
*Manejo intermedio de Office
*Correo electrónico e internet
*Elaboración de Estrategias
*Conocimientos básicos en el área contable.
*Organización
*Llenado de formatos
*Contable
CUALIDADES CLAVE
- Honesto
- Responsable
- Facilidad de palabra
- Organizado
- Creativo en solución de problemas
- Con excelente actitud
- Persuasivo
- Constancia
- Trabajo bajo presión
- Liderazgo
- Conocimientos de computación básico
- Conocimiento general de los procesos productivos
- Conocimientos básicos de química
COMPETENCIAS
Creatividad, facilidad de relacionarse con las personas , trabajo bajo presión.
Guadalajara, Jalisco